Effiziente Entscheidungen im öffentlichen Dienst

Effiziente Entscheidungen im öffentlichen Dienst

#
öffentlicherdienst
#
dokumentation
#
hybridesprojektmanagement
#
teamzusammenstellung
#
wertschätzung
#
effizientekommunikation
#
effizientemeetings

Kontext, Herausforderungen & Ziele

Im Kontext der individuellen Softwareentwicklung übernahmen wir die Leitung eines Projektes im Bereich des öffentlichen Dienstes. Ziel war die Aktualisierung bestehender Software aus den 90er Jahren zur Datenerfassung und -auswertung sowie zur Schriftguterstellung.

Vorgehensweise & Lösungsansätze

Sehr schnell zeigte sich, dass dieses Projekt kein Selbstläufer werden würde. Ein Hauptgrund dafür war, dass das Projektteam überwiegend aus freien Mitarbeitern bestand. Diese hatten zuvor nie miteinander gearbeitet und mussten sich zuerst mit ihren individuellen Stärken kennenlernen. Durch geeignete Teambuilding-Maßnahmen gelang es uns sehr schnell ein schlagkräftiges Team zu formen. Unsere offene und transparente Art der Kommunikation und des Miteinanders sorgte dafür, dass sich das Team nicht nur respektierte, sondern auch weitgehend selbständig steuern konnte. Wir hatten nun intern eine ideale Ausgangsbasis geschaffen und ein Team geformt, welches sich gegenseitig blind vertraute, unterstützte und jederzeit offen miteinander kommunizierte.

Bei der anstehenden Aufgabe und den zur Verfügung stehenden Ressourcen war uns bewusst, dass wir das Projekt intern agil steuern mussten, um optimale Arbeitsvoraussetzungen für das Team zu schaffen. Der Endkunde kam jedoch aus einem tradierten Umfeld mit einem extrem hohen Sicherheitsbedürfnis. Daher war nach außen eine Projektsteuerung nach dem klassischen Wasserfallmodell von Nöten. Für uns bedeutete dies ein hybrides Projektmanagement mit steter Transparenz. Internes Konfliktpotenzial und das Sicherheitsbedürfnis des Kunden führten nicht nur zu trägen Entscheidungsprozessen, sondern darüberhinaus zu widerrufenen Entscheidungen. Damit wir die Kosten möglichst gering halten konnten und um gleichzeitig den Zeitplan nicht übermäßig zu strapazieren, galt es diesem Zustand zu begegnen. Mit der Methodik der effizienten Entscheidungen, gepaart mit den Grundlagen der Kommunikation konnten wir die Hindernisse aus dem Weg räumen und die gesteckten Ziele erreichen.

Nutzen und Mehrwert

Es war uns möglich, die veraltete Leistungsbeschreibung „aufzubrechen“, die ursprüngliche Phasenplanung neu zu gestalten und moderne Vorgehensweisen bei der Konzeptplanung anzuwenden. Wir konnten den Kunden außerdem davon überzeugen sich für ein zukunftsfähiges Gesamtprodukt zu entscheiden, um so richtungsweisenden gesetzlichen Änderungen vollumfänglich Rechnung zu tragen.

Unsere Kompetenzen und Erfahrungen rund um wertschätzende und gezielte Kommunikation, effiziente Meetings und hybrides Projektmanagement legten die Basis für einen erfolgreichen Projektverlauf. Sie formten das Team und seine Mitglieder nachhaltig.

Telefon
Telefon
Telefon