Wissen entsteht im Gespräch, bleibt aber häufig nicht verfügbar
In vielen Unternehmen werden wichtige Informationen in Remote-Meetings besprochen und transportiert: Erwartungen von Kunden, Gründe für Entscheidungen, offene Risiken oder die nächsten Schritte eines Projekts. Nach dem Termin verteilt sich dieses Wissen oft auf persönliche Notizen, Erinnerungen und einzelne Nachrichten. Wer nicht dabei war, muss nachfragen. Wer Wochen später eine Entscheidung nachvollziehen will, sucht lange oder findet nur einen Ausschnitt.
Das Problem ist nicht, dass Teams zu wenig sprechen. Es fehlt häufig eine verlässliche Brücke zwischen Gespräch und weiterer Arbeit. Ein Besprechungstermin ist abgeschlossen, die darin entstandene Information bleibt jedoch nur begrenzt auffindbar und schwer weiterzuverwenden.
Genau an diesem Übergang setzt unser Business Assistant an. Der Begriff bezeichnet bei fellowork einen spezialisierten Assistenten innerhalb von Omega. Omega ist die wachsende digitale Arbeitsumgebung, das FirmenOS, von fellowork. Der Business Assistant ist kein allgemeiner Chat neben der eigentlichen Arbeit, sondern entsteht aus einem konkreten Engpass: Meetings sollen nachvollziehbar dokumentiert und besprochene Inhalte besser nutzbar werden.
Was der Business Assistant heute in Omega leistet
Der aktuelle Einstiegspunkt sind Online-Termine in Microsoft Teams. Wenn der Business Assistant zu einem Termin eingeladen ist, erstellt er automatisch ein vollständiges Transkript des Gesprächs. Das Transkript steht anschließend in Omega den Teilnehmenden des Termins zur Verfügung. Damit wird das Gespräch als Textgrundlage verfügbar. Wer eine Aussage, einen Beschluss oder eine Formulierung nachsehen möchte, kann diese direkt im Transskript nachvollziehen.
Der zweite Schritt erfolgt bewusst auf Initiative der Beteiligten: Sie können das Transkript an Omega übergeben und Fragen dazu stellen. So lassen sich beispielsweise eine Zusammenfassung, die im Gespräch erkennbaren Entscheidungen oder die vereinbarten nächsten Schritte erarbeiten. Auch eine persönliche Reflexion ist möglich, etwa die Frage, wie das eigene Verhalten im Termin wirkte oder welche Punkte offen geblieben sind.
Ein Transkript ist die Grundlage, nicht das fertige Ergebnis
Ein vollständiges Transkript dokumentiert, was gesagt wurde. Den Nutzen entfaltet es allerdings erst, wenn daraus Informationen extrahiert werden, welche weiter verarbeitet werden. Diesen zweiten Schritt haben wir in der ersten Version des Business Assistants bewusst noch nicht implementiert, da die Art der benötigten Informationen je nach Anwendungsfall sehr unterschiedlich sein können.
Sobald sich Gemeinsamkeiten und wiederkehrende Use Cases herauskristallisieren, wird der Assistant erweitert, sodass sein Nutzen steigt und manuelle Aufwände verringert werden. Wichtig bleibt dabei weiterhin, dass - unabhängig von der Art der Aufbereitung - die Ergebnisse geprüft werden sollten, bevor sie als final gelten und weiterverteilt werden.
Wie aus Meeting-Inhalten auffindbares Wissen wird
Auffindbar wird Wissen, wenn es Quelle, Kontext und Zugang gibt. Das Transkript stellt die Quelle dar, der Teams-Termin liefert den Kontext: Beteiligte, Anlass, Ziele und Gesprächsverlauf. Omega schafft den Zugang, weil die Teilnehmenden auf das Material zugreifen und Fragen in ihrer eigenen Sprache formulieren können.
Das verändert die Suche. Statt ein Gespräch vollständig nachzulesen oder sich ein Protokoll durchzulesen, in dem bereits relevante Informationen herausgefiltert sein können, kann das Transskript direkt mit einer Frage konfrontiert werden: „Welche nächsten Schritte wurden für den Kunden vereinbart?“, „Welche Risiken wurden für die Einführung genannt?“, “Welche Entscheidungen wurden getroffen und welche Punkte sind offen geblieben?”.
Egal, welche Art von Wissen aus einem Transskript erzeugt werden soll: Die Qualitätskontrolle ist (zumindest heute noch) ein essentieller Bestandteil, bevor ein valides und verifiziertes Ergebnis vorliegt, auf das andere vertrauen und auf dem Entscheidungen basieren.
Daher funktioniert der aktuelle Stand des Business Assistants für uns sehr gut: Das Transskript wird in Omega hochgeladen, mit passendem Prompt und Skills das benötigte Ergebnisartefakt produziert und nach einer Prüfung durch den User von Omega in Confluence abgelegt oder als Tickets in Jira angelegt. Von da aus ist es für alle Mitarbeitenden (ebenfalls über Omega) als Wissen zugänglich.
Wie der Business Assistant in Omega weiterwachsen kann
Der aktuelle Funktionsumfang ist ein erster, klar abgegrenzter Baustein. Er löst ein konkretes Problem: Gesprächsinhalte gehen nicht mehr direkt nach einem Teams-Termin verloren, sondern stehen den Beteiligten als auswertbare Grundlage zur Verfügung.
Die nächste sinnvolle Entwicklung besteht darin, bewährte Abläufe gezielt zu erweitern. Denkbar sind unter anderem strukturierte Auswertungen für unterschiedliche Meeting-Typen, etwa Projekttermine, Kundengespräche oder interne Abstimmungen. Auch eine Suche über freigegebene Meeting-Inhalte, Verknüpfungen mit Projekten und Kunden oder zusätzliche Wissensquellen wie Dokumentationen, Ablagen und CRM-Daten können später sinnvoll sein.
Ein weiterer Schritt könnte darin liegen, bestätigte Ergebnisse für Folgeprozesse vorzubereiten: eine Aufgabenliste als Entwurf, eine dokumentierte Entscheidung oder eine Zusammenfassung für ein Projekt. Ob und wann solche Informationen in andere Systeme übergeben werden, muss pro Anwendungsfall definiert werden. Eine automatische Übergabe ohne fachliche Prüfung ist nicht für jede Information geeignet.
Der Maßstab bleibt pragmatisch: Eine Funktion kommt hinzu, wenn sie einen realen Engpass löst, sich im Alltag prüfen lässt und zu den vorhandenen Arbeitsabläufen passt. So wächst aus einzelnen Anwendungen schrittweise eine digitale Arbeitsumgebung, in der Wissen, Daten und Prozesse sinnvoll verbunden werden. Dieser Ansatz entspricht auch dem Gedanken eines FirmenOS: Bestehende Systeme werden nicht pauschal ersetzt, sondern dort verbunden, wo daraus ein nachvollziehbarer Nutzen entsteht.
Für die Weiterentwicklung ist es sinnvoll, zunächst auf wiederkehrende Teams-Termine zu schauen. Welche Fragen tauchen nach Meetings immer wieder auf? Welche Informationen benötigen die Beteiligten, um weiterarbeiten zu können? Was brauchen Personen, die an einem Meeting nicht teilnehmen konnten? Wie sehen Arbeitsschritte nach einem Meeting aus und wie könnten diese anhand der besprochenen Inhalte automatisiert werden?
Der Business Assistant ist ein Baustein für nutzbares Unternehmenswissen
Der Business Assistant ist in Omega bereits dort verfügbar, wo Wissen häufig entsteht und schnell verloren geht: im Teams-Meeting. Er erzeugt ein vollständiges Transkript, stellt es den Teilnehmenden bereit und ermöglicht die gezielte Auswertung über Fragen an Omega.
Das ist bewusst kein Versprechen eines vollständig autonomen Unternehmensassistenten. Der heutige Nutzen liegt in einer nachvollziehbaren Grundlage für Dokumentation, Klärung und Reflexion. Darauf können weitere Funktionen aufbauen, wenn sie einen konkreten Bedarf erfüllen und ihre Ergebnisse überprüfbar bleiben.
So wird Unternehmenswissen nicht einfach gespeichert. Es wird schrittweise so aufbereitet, dass Menschen sowie KI-Assistenten es finden, verstehen und für ihre Arbeit verantwortungsvoll nutzen können.
FAQ
Ersetzt ein Business Assistant ein klassisches Meeting-Protokoll?
Er kann den Entwurf und einen großen Teil der Strukturierung übernehmen. Ein Mensch sollte Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten prüfen, bevor das Ergebnis als verbindliches Protokoll verwendet wird. Das gilt besonders für Kundenvereinbarungen und geschäftlich relevante Entscheidungen.
Kann Microsoft Teams Meetings bereits automatisch zusammenfassen?
Ja, Teams bietet Zusammenfassungen, Transkripte und je nach Lizenz intelligente Funktionen wie KI-Notizen und Folgeaufgaben. Ein Business Assistant geht in dem hier beschriebenen Verständnis weiter, weil er unterschiedliche Ergebnisse je nach Anwendungsfall bereitstellen und diese in anschließende Arbeitsprozesse und Systeme überführen kann.
Muss dafür bereits ein vollständiges FirmenOS vorhanden sein?
Nein. Der Business Assistant kann als abgegrenzter Anwendungsfall starten. Die Einordnung in ein FirmenOS wird relevant, wenn Ergebnisse dauerhaft mit weiteren Datenquellen, Assistenten und Geschäftsprozessen verbunden werden sollen.
Ist der Business Assistant schon ein vollständiger Wissensassistent für das ganze Unternehmen?
Nein. Der aktuelle Anwendungsfall konzentriert sich auf Teams-Meetings und die dort entstehenden Transkripte. Weitere Wissensquellen und Funktionen können schrittweise ergänzt werden, wenn der Nutzen geklärt ist.
